32 milioni di dollari per un PDF. Distrutto con uno scanner.

C’è un’analisi che ogni IT manager, legal counsel e responsabile compliance dovrebbe conoscere. È quella che Duff Johnson, della PDF Association, ha dedicato al Rapporto Mueller: prima in un articolo tecnico, poi in un intervento alla Electronic Document Conference 2019 dal titolo eloquente, “The Mueller Report PDF: a content management #fail for the history books”.

Johnson racconta il disastro tecnico dietro la pubblicazione di uno dei documenti giudiziari più importanti della storia americana recente. È un caso da manuale di come non gestire la tensione tra riservatezza e accessibilità.

Ma non è un problema solo americano. Due anni dopo, la Commissione europea ha commesso un errore altrettanto clamoroso: diverso nella tecnica, identico nella sostanza.

Ecco i tre atti di una commedia degli errori digitali, che mostra perché il “rettangolo nero” non basta.

Atto primo: l’errore “Manafort” (il testo sotto il nero)

Gennaio 2019. Gli avvocati di Paul Manafort, ex capo della campagna elettorale di Trump coinvolto nell’indagine del procuratore speciale Robert Mueller, depositano una memoria presso il tribunale federale.

Il PDF contiene passaggi riservati sui rapporti tra Manafort e Konstantin Kilimnik, un uomo che secondo l’FBI ha legami con l’intelligence russa. Gli avvocati li hanno coperti con rettangoli neri.

C’è solo un problema: il testo sotto era ancora lì.

I giornalisti hanno selezionato le righe “oscurate”, le hanno copiate e le hanno incollate in un documento Word, come ha raccontato VICE News. Informazioni secretate, leggibili in pochi secondi: tra queste, l’accusa di aver condiviso con Kilimnik i sondaggi della campagna elettorale del 2016.

L’errore tecnico? I rettangoli neri erano solo disegnati sopra il testo. Uno strumento di oscuramento vero rimuove il contenuto dal file; qui il testo originale era rimasto intatto, sotto la vernice.

Lezione n. 1: coprire non è oscurare. È un’illusione ottica.

Atto secondo: la reazione “Mueller” (lo spreco)

Aprile 2019. Tre mesi dopo l’imbarazzo Manafort, il Dipartimento di Giustizia (DOJ) pubblica il Rapporto Mueller: 448 pagine, frutto di un’indagine costata ai contribuenti quasi 32 milioni di dollari.

Questa volta nessun testo resta nascosto sotto il nero. Ma il prezzo è altissimo: il file pubblicato è un PDF di sole immagini. Secondo la PDF Association, tutto indica che il rapporto, dopo l’oscuramento, sia stato stampato e passato in uno scanner.

Il risultato è un PDF da 139 megabyte fatto di fotografie di pagine. L’analisi della PDF Association descrive un disastro su tutta la linea:

• Nessuna ricerca testuale: per trovare un nome o una data bisognava scorrere 448 pagine a mano.
• Accessibilità zero: per gli screen reader usati dalle persone non vedenti il documento era una sequenza di immagini senza testo. Per l’associazione il file non rispettava la Section 508, la norma federale sull’accessibilità dei documenti pubblici.
• Qualità degradata: pagine sgranate e una sottile riga gialla lasciata dallo scanner.
• Peso inutile: un file molto più pesante di quanto sarebbe stato un PDF nativo.

Per Duff Johnson il PDF di sole immagini era, fra tutte le opzioni possibili, “la meno facile da usare”. Pochi giorni dopo il DOJ ha ripubblicato il rapporto con il testo selezionabile, ma i problemi di riconoscimento del testo sono rimasti.

Lezione n. 2: hanno ottenuto la riservatezza distruggendo tutto il resto.

Atto terzo: il “Manafort europeo” (i segnalibri dimenticati)

Gennaio 2021. In piena pandemia, la Commissione europea è sotto pressione perché renda pubblici i contratti di acquisto dei vaccini anti-COVID. Il 29 gennaio pubblica il contratto con AstraZeneca, con molte parti oscurate per proteggere informazioni commerciali riservate.

Le barre nere sul testo c’erano tutte. Nessuno però aveva controllato i segnalibri.

Nei lettori PDF i segnalibri sono l’indice di navigazione laterale, spesso generato in automatico a partire dal testo del documento.

Cosa è successo:

1. Il documento mostrava barre nere su interi paragrafi.
2. Aprendo il pannello «Segnalibri», però, parti del testo oscurato comparivano in chiaro.
3. Tra i dettagli leggibili c’erano cifre come gli 870 milioni di euro di costi previsti per le dosi destinate all’Unione.

A notarlo sono stati alcuni utenti in rete e i giornalisti di Der Spiegel; The Register lo ha raccontato il giorno stesso. La Commissione ha sostituito il PDF in giornata e pochi giorni dopo ha ammesso l’errore. Ma ormai il danno era fatto.

Lezione n. 3: se non ripulisci i livelli nascosti (metadati, segnalibri, struttura), i tuoi segreti sono a un clic di distanza.

Tre errori, una radice comune

La differenza tecnica tra i casi è sottile ma importante:

La radice è identica: trattare il PDF come un foglio di carta.

Un PDF non è una fotografia. È un contenitore a strati (come una lasagna) che comprende:

• testo selezionabile (i contenuti);
• forme e annotazioni (ciò che viene aggiunto sopra);
• metadati e segnalibri (informazioni e navigazione);
• tag di accessibilità (la struttura).

Oscurare davvero un PDF significa ripulire con precisione tutti questi livelli.

Perché ci riguarda (specialmente in Europa)

In Europa non possiamo scegliere tra privacy e accessibilità: con il GDPR da una parte e le norme sull’accessibilità dall’altra, servono entrambe.

Per le pubbliche amministrazioni l’obbligo c’è da anni: la Direttiva (UE) 2016/2102 sull’accessibilità dei siti web e delle app degli enti pubblici, recepita in Italia con il D.Lgs. 106/2018 che ha aggiornato la Legge Stanca, riguarda anche i documenti pubblicati online. Dal 28 giugno 2025 l’European Accessibility Act (Direttiva (UE) 2019/882) estende requisiti di accessibilità a molti prodotti e servizi del settore privato, dai servizi bancari all’e-commerce. Un documento di sole immagini come il primo Rapporto Mueller difficilmente supererebbe l’esame.

Eppure la “scansione difensiva” è ancora diffusa negli uffici: si stampa, si cancella con il pennarello e si scansiona. Il risultato è un file inutile per chi usa tecnologie assistive.

Checklist: cosa fare in pratica

Se gestisci documenti legali o HR, ecco le regole d’oro:

• Usa uno strumento di oscuramento vero. Deve rimuovere il testo, non coprirlo. Con il PDF Editor di Edito, gratis con un account gratuito, l’oscuramento dei dati personali avviene sul tuo computer ed è irreversibile. Mai forme grafiche o evidenziatori neri.
• Applica e verifica. Dopo l’oscuramento prova a selezionare l’area e a cercare nel file una parola che hai rimosso. Se la trovi, qualcosa non va.
• Ripulisci i metadati. Togli autore, commenti, cronologia delle revisioni e allegati che non devono uscire con il documento.
• Occhio ai segnalibri. Apri sempre il pannello laterale prima di pubblicare: le voci dell’indice possono rivelare ciò che hai cancellato nel testo.
• Non scansionare (quasi mai). La scansione distrugge ricerca e accessibilità. Se non hai alternative, servono poi l’OCR e i tag di accessibilità: Edito in cloud offre l’OCR avanzato, la conversione in PDF/A e la verifica di conformità PDF/A e PDF/UA.

La morale

Il PDF può fare moltissime cose: è la sua forza, ed è anche l’origine di questi disastri. La tecnologia non perdona le scorciatoie, ma offre sempre una soluzione. Basta che non sia lo scanner.